Security & GDPR / AVG

    Beveiliging & gegevensbescherming

    Hoe Lodgic360 klantdata, gastgegevens en persoonsgegevens beveiligt en verwerkt in overeenstemming met de AVG/GDPR.

    In het kort

    LODGIC360 is cloudgebaseerde hotelsoftware met EU-hosting, encryptie en rolgebaseerde toegangscontrole voor hotels van elke grootte. Het volledig geïntegreerde platform verenigt PMS, RMS, CMS en POS op één database, met maatwerk per hotel en lokale Belgische ondersteuning. Een verwerkersovereenkomst legt de afspraken over gegevensverwerking volgens de AVG vast.

    Laatst bijgewerkt:

    Wij nemen de verantwoordelijkheid voor uw gegevens ernstig. Kort samengevat: wij hosten in de Europese Unie, versleutelen gegevens zowel onderweg als in rust, werken met strikte toegangscontrole per klant, sluiten steeds een verwerkersovereenkomst (DPA) af en beschikken over een cyberverzekering met dekking tot €250.000 per schadegeval.

    Hosting in de EU

    Onze applicaties draaien op moderne cloud-infrastructuur met hosting binnen de Europese Unie.

    Encryptie onderweg én in rust

    Alle verbindingen verlopen via TLS/HTTPS; databases en back-ups worden versleuteld opgeslagen.

    Verwerkersovereenkomst (DPA)

    Op aanvraag beschikbaar en standaard onderdeel van elk klantcontract.

    Cyberverzekering

    Dekking tot €250.000 per schadegeval, als aanvulling op onze eigen beveiligingsmaatregelen.

    1Technische infrastructuur

    • Onze applicaties draaien op een moderne cloud-infrastructuur met hosting binnen de Europese Unie. • Elke klantomgeving is logisch gescheiden van andere klanten, zodat gegevens van de ene hoteluitbating nooit toegankelijk zijn voor een andere. • PMS, CMS en POS communiceren via beveiligde API's en webhooks, ook onderling. • Ontwikkel-, test- en productieomgevingen zijn strikt gescheiden.

    2Koppelingen met derden

    • CMS-koppelingen met boekingskanalen (OTA's) lopen via de gecertificeerde Channex-infrastructuur. • Enkel noodzakelijke gegevens (reserveringsdata, geen betaalkaartgegevens) worden met derde partijen uitgewisseld. • Voor elke externe koppeling wordt vooraf nagegaan of de partner AVG-conform werkt.

    3Encryptie & databaseveiliging

    • Encryptie onderweg (in transit): alle verbindingen tussen browser, applicatie en database verlopen via TLS/HTTPS. • Encryptie in rust (at rest): databases en back-ups worden versleuteld opgeslagen op infrastructuurniveau. • Wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm opgeslagen — enkel gehashte en gesalte waarden.

    4Toegangscontrole & authenticatie

    Toegang tot gegevens wordt beperkt volgens het principe van minimale toegang ("least privilege"): een gebruiker ziet en bewerkt enkel wat voor zijn of haar rol nodig is. • Rolgebaseerde toegangsrechten (bv. receptie, back-office, beheerder) per hoteluitbating. • Rijniveau-beveiliging (Row Level Security) in de database, zodat data van klant A technisch onbereikbaar is voor klant B. • Persoonlijke, individuele gebruikersaccounts — geen gedeelde logins. • Mogelijkheid tot verplichte wachtwoordvernieuwing en toegangsbeheer bij personeelswissel.

    5Back-ups & bedrijfscontinuïteit

    • Geautomatiseerde, dagelijkse back-ups van alle productiedatabanken. • Mogelijkheid tot point-in-time herstel bij incidenten of menselijke fouten. • Back-ups worden versleuteld bewaard en periodiek getest op herstelbaarheid. • Monitoring van de infrastructuur om uitval proactief te detecteren.

    6AVG / GDPR — onze verwerkingsaanpak

    Voor de gegevens die via onze producten verwerkt worden (o.a. gastgegevens, reserveringen, medewerkersgegevens) treedt Lodgic360 (KNR BV) op als verwerker, en de hoteluitbating als verwerkingsverantwoordelijke. U bepaalt als klant welke gegevens verwerkt worden en met welk doel; wij verwerken die gegevens enkel volgens uw instructies en onze overeenkomst. • Verwerkersovereenkomst (DPA): op aanvraag beschikbaar en standaard onderdeel van elk klantcontract. • Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst tussen u en uw gast, en uw gerechtvaardigd belang als hotelexploitant. • Bewaartermijnen: gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking of de wettelijke bewaarplicht. • Doorgifte buiten de EER: persoonsgegevens worden in principe niet buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt. • Subverwerkers: een actuele lijst van onderaannemers wordt bij de verwerkersovereenkomst gevoegd.

    7Rechten van betrokkenen

    Gasten en medewerkers van wie gegevens via Lodgic360 verwerkt worden, behouden hun rechten onder de AVG: recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar. Als hoteluitbating blijft u het eerste aanspreekpunt voor uw gasten; wij ondersteunen u waar nodig om aan een verzoek te voldoen, bijvoorbeeld bij het exporteren of verwijderen van gegevens uit het systeem.

    8Incidenten & meldplicht

    • Interne procedure voor het detecteren, beoordelen en opvolgen van beveiligingsincidenten. • Klanten worden zonder onnodige vertraging op de hoogte gebracht van een incident dat hun gegevens kan treffen. • Waar wettelijk vereist, ondersteunen wij u bij een melding aan de bevoegde toezichthouder binnen de wettelijke termijn van 72 uur.

    9Continue opvolging

    Beveiliging is geen eenmalig project maar een doorlopend proces. Wij volgen kwetsbaarheden en updates van onze onderliggende platformen op, passen waar nodig patches toe en herzien onze aanpak periodiek in functie van de evolutie van ons productenaanbod (PMS, CMS en POS).
    Cyberverzekering

    Extra zekerheid via Hiscox CyberClear

    Naast onze technische en organisatorische maatregelen heeft KNR BV een cyberverzekering afgesloten bij Hiscox SA, die jaarlijks wordt verlengd. Deze polis vormt een aanvulling op — en geen vervanging van — onze eigen beveiligingsmaatregelen.

    • Dekking tot €250.000 per schadegeval en per verzekeringsjaar bij een cyberincident (o.a. datalekken, hacking, cyberafpersing)
    • Bijkomende sublimieten van €50.000 voor cyberfraude en €50.000 voor overfacturering
    • Geografische dekking: wereldwijd, met uitzondering van de VS en Canada
    • Toegang tot de Hiscox-incidentenlijn (24/24) voor snelle bijstand bij een schadegeval

    Vragen over beveiliging of een DPA aanvragen?

    Neem contact op met ons team. Een verwerkersovereenkomst wordt op aanvraag afzonderlijk ter beschikking gesteld.

    info@lodgic360.comContacteer ons

    Veelgestelde vragen

    Waar worden de gastgegevens van mijn hotel opgeslagen en beveiligd?

    LODGIC360 host zijn applicaties binnen de Europese Unie en bewaart databases en back-ups versleuteld. Verbindingen tussen browser, applicatie en database worden beveiligd via TLS/HTTPS. Elke klantomgeving is logisch gescheiden van andere klanten. Persoonsgegevens worden in principe niet buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt.

    Kan ik per hotelmedewerker bepalen welke gegevens toegankelijk zijn?

    LODGIC360 gebruikt rolgebaseerde toegangsrechten per hoteluitbating, bijvoorbeeld voor receptie, backoffice en beheerders. Medewerkers werken met persoonlijke accounts en krijgen alleen toegang tot wat hun rol vereist. Beveiliging op databaserijniveau scheidt gegevens van verschillende klanten. Verplichte wachtwoordvernieuwing en toegangsbeheer bij personeelswissels zijn mogelijk.

    Hoe worden hotelgegevens geback-upt en hersteld na een fout?

    Van alle productiedatabanken worden automatisch dagelijkse back-ups gemaakt. Die worden versleuteld bewaard en periodiek getest op herstelbaarheid. Bij incidenten of menselijke fouten is herstel naar een specifiek tijdstip mogelijk. Daarnaast wordt de infrastructuur gemonitord om uitval proactief te detecteren en de bedrijfscontinuïteit te ondersteunen.

    Krijgt mijn hotel een verwerkersovereenkomst en ondersteuning bij AVG-verzoeken?

    Een verwerkersovereenkomst is standaard onderdeel van elk klantcontract en is ook afzonderlijk op aanvraag beschikbaar, met een actuele lijst van subverwerkers. Uw hotel blijft verwerkingsverantwoordelijke; LODGIC360 verwerkt gegevens volgens uw instructies en de overeenkomst. Voor verzoeken van gasten blijft u het eerste aanspreekpunt, met ondersteuning bij bijvoorbeeld het exporteren of verwijderen van gegevens.

    Wat doet LODGIC360 bij een datalek of beveiligingsincident?

    LODGIC360 heeft een interne procedure voor het detecteren, beoordelen en opvolgen van beveiligingsincidenten. Als een incident uw gegevens kan treffen, wordt u zonder onnodige vertraging geïnformeerd. Waar wettelijk vereist, ondersteunt LODGIC360 u bij melding aan de toezichthouder binnen de wettelijke termijn van 72 uur. Een cyberverzekering vult de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen aan.