Cambiar de PMS: guía para una transición sin sorpresas

Cambiar de PMS resulta más sencillo cuando primero se revisan los procesos y los datos del hotel, después se prueba la transición y, finalmente, se implanta la nueva forma de trabajar. Definir responsabilidades, acordar qué información se trasladará y preparar al equipo ayuda a reducir imprevistos en recepción. Este plan le orienta desde el inventario inicial hasta el seguimiento tras la puesta en marcha.

¿Cuándo conviene cambiar de PMS en su hotel?

Cambiar de PMS tiene sentido cuando el sistema actual dificulta el trabajo diario o deja de responder a la evolución de su hotel.

No se limite a buscar funciones que faltan. El motivo suele estar en tareas repetitivas: introducir información varias veces, comprobar reservas en distintos lugares o reunir datos con dificultad para elaborar un informe. Pregunte al equipo dónde pierde tiempo y qué operaciones generan dudas.

Distinga entre necesidades imprescindibles y mejoras deseables. Un hotel boutique puede priorizar la organización de recepción; uno con restaurante, la relación entre estancias y consumiciones. En una cadena, también importan las diferencias entre establecimientos.

Empiece por estas preguntas:

• ¿Qué tareas requieren demasiado seguimiento manual?
• ¿Qué información falta al tomar decisiones?
• ¿Qué procesos deben conservarse?
• ¿Qué proyectos se aplazan porque el software no encaja?

El PMS de LODGIC360 incluye reservas, gestión de habitaciones y huéspedes, facturación, housekeeping, informes y previsiones. Valore estos componentes según su operativa: lo decisivo es su utilidad para el equipo, no la extensión del listado de funciones.

¿Cómo preparar un plan realista para cambiar de PMS?

Un plan realista establece quién decide, qué tareas deben completarse y qué condiciones deben cumplirse antes de empezar a utilizar el nuevo sistema.

Designe a una persona responsable de centralizar preguntas y supervisar acuerdos. Involucre a recepción, administración y housekeeping, además del restaurante o bar si los tiene. Así evitará elegir únicamente desde la perspectiva de un departamento.

Procure hacer la transición fuera de un periodo de máxima carga. Además de las llegadas previstas, considere grupos, eventos y disponibilidad de empleados clave. La fecha adecuada es aquella que deja margen para comprobar el funcionamiento.

Establezca puntos de control claros:

• Los procesos necesarios están documentados.
• El alcance del traslado de datos está acordado.
• Las situaciones habituales se han probado.
• El equipo conoce sus tareas en el nuevo PMS.
• Existe un procedimiento para gestionar imprevistos.

Pregunte al proveedor qué acompañamiento ofrece y qué tareas corresponden al hotel. No dé por incluida la formación ni la asistencia para trasladar datos: confirme previamente el alcance y las responsabilidades.

¿Qué datos debe preparar para el nuevo PMS?

Prepare principalmente la información necesaria para gestionar estancias en curso, reservas futuras y obligaciones administrativas sin perder continuidad.

Trasladarlo todo puede parecer prudente, pero los datos antiguos o duplicados complican el cambio. Determine qué necesita para operar, qué debe conservar y qué podría seguir disponible por separado. Consulte las necesidades de conservación con su asesor contable.

Haga un inventario que contemple:

• Reservas futuras y estancias en curso.
• Habitaciones, tipos de habitación y denominaciones utilizadas.
• Datos de huéspedes necesarios para continuar el servicio.
• Partidas administrativas pendientes e información de facturación relevante.
• Datos utilizados para comparar informes.

Compruebe qué puede exportarse del sistema actual y en qué formato. Pregunte al nuevo proveedor qué información puede incorporarse y cómo se verificará después. No presuponga que todos los campos o detalles históricos se transfieren automáticamente.

Preste especial atención a los datos personales. Limite el acceso a los archivos exportados, acuerde un traslado seguro y decida qué ocurrirá con las copias temporales. LODGIC360 utiliza alojamiento en la UE, cifrado y copias de seguridad; la gestión interna de archivos también requiere cuidado.

Antes del cambio, prepare un registro de referencia para contrastar reservas, asignaciones de habitaciones y datos administrativos con la situación acordada.

¿Cómo comprobar si el nuevo PMS encaja con su hotel?

Pruebe el nuevo PMS con situaciones reales de su hotel, no solo mediante una demostración general.

Una demostración explica el funcionamiento del software; una prueba práctica permite comprobar si el equipo sabe utilizarlo. Pida a quienes realizan cada tarea que recorran los pasos correspondientes y valoren si resultan claros.

Pruebe, por ejemplo, a modificar una reserva, asignar otra habitación, revisar el estado de las habitaciones y comprobar una factura. Añada casos habituales de su establecimiento. Anote el resultado esperado, las diferencias observadas y quién resolverá las dudas.

Evalúe también la coordinación entre departamentos. En LODGIC360, PMS, RMS, Channel Manager y POS comparten los mismos datos. El Channel Manager sincroniza tarifas y disponibilidad con los canales de reserva y se conecta directamente al PMS, evitando la doble introducción de información. Channel Manager y RMS son opciones adicionales al PMS; el POS está disponible como opción del PMS o de forma independiente.

Si tiene procesos específicos, coméntelos antes de decidir. LODGIC360 permite desarrollar adaptaciones y funciones propias para cada hotel. Defina claramente la necesidad y acuerde qué deberá estar disponible y cuándo.

Incluya la facturación en las pruebas. LODGIC360 permite enviar facturas del PMS mediante la red Peppol. La guía de facturación electrónica Peppol para hoteles le ayuda a considerar la obligación belga en su preparación.

¿Cómo organizar la puesta en marcha y el seguimiento?

Una puesta en marcha controlada requiere una revisión final, instrucciones claras y momentos de seguimiento después del cambio.

Acuerde desde cuándo se trabajará en el nuevo PMS. Si la información permanece temporalmente visible en ambos sistemas, indique cuál será la referencia. La ambigüedad puede generar diferencias en las reservas o tareas duplicadas.

Justo antes del arranque, revise llegadas, salidas, estancias en curso y asignaciones de habitaciones. Compruebe también la situación administrativa acordada. Los responsables deben confirmar que las pruebas principales están terminadas y las cuestiones pendientes identificadas.

Prepare instrucciones breves por tarea, en lugar de un documento extenso para todos. Recepción y housekeeping tienen necesidades distintas. Explique dónde dirigir las consultas y quién decide en caso de duda.

Durante las primeras semanas, reúna las preguntas del equipo. Distinga entre necesidades de formación, procedimientos poco claros y posibles incidencias del sistema. Esto facilita corregir la causa y evita debatir repetidamente el mismo problema.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para cambiar de PMS?

Depende de sus procesos, de los datos disponibles y de los componentes que quiera utilizar. Solicite un calendario basado en un inventario concreto, con tiempo para pruebas y preparación del equipo.

¿Es necesario trasladar todos los datos históricos?

No necesariamente: la utilidad operativa y las obligaciones de conservación determinan qué necesita. Acuerde con el proveedor y su asesor contable qué se trasladará y cómo seguirá accesible el resto.

¿Se puede seguir recibiendo huéspedes durante el cambio?

La continuidad del servicio debe ser un requisito explícito del plan. Acuerde cómo gestionar llegadas, salidas y modificaciones si algún componente deja de estar disponible temporalmente.

¿Tiene sentido cambiar de PMS en un hotel pequeño?

Sí, un B&B o un hotel boutique también puede beneficiarse de procesos mejor adaptados. La preparación puede ser más sencilla, pero sigue siendo esencial comprobar reservas, datos de huéspedes y facturación.

Cambiar de PMS con confianza empieza por decisiones claras, datos fiables y un equipo preparado. Para valorar cómo encaja LODGIC360 con su hotel, solicite una demo y comente su operativa diaria y las prioridades de la transición.